Процессы и задачи

Зачем нужны бизнес-процессы

В любой компании есть повторяющиеся операции, требующие участия нескольких людей: согласовать счёт перед отправкой клиенту, проверить договор у юриста, дать бухгалтеру сигнал присвоить номер документу. Без автоматизации такие цепочки ведутся в мессенджерах или на словах — и неизбежно теряются.

Модуль Процессы фиксирует каждый шаг, назначает ответственных и отслеживает сроки. Если кто-то задерживает своё решение, система напомнит сама.

Типичный пример: менеджер готовит счёт на крупную сумму. Вместо того чтобы писать директору в чат, он запускает процесс согласования. Директор видит счёт в своём списке согласований, одобряет одним кликом — и бухгалтер автоматически получает задачу присвоить номер и отправить клиенту.

---

Мои задачи

Путь: Процессы → Мои задачи (/workflow/tasks)

Здесь собраны все задачи, которые система назначила лично вам в рамках активных процессов. Задача появляется в вашем списке, когда процесс доходит до шага, требующего вашего участия. Количество ожидающих задач видно прямо в боковом меню — счётчик рядом с пунктом «Мои задачи».

Раздел устроен как реестр с двумя вкладками:

• Входящие — активные задачи, ожидающие вашего действия. По умолчанию сгруппированы по сроку: просроченные сверху, затем «Сегодня», «На этой неделе» и «Позже».
• История — завершённые, отменённые и просроченные задачи.

Работают поиск (клавиша /), фильтры по приоритету, типу задачи и типу объекта, а также группировка по типу объекта. Выбранные фильтры сохраняются в адресе страницы — ссылку на отфильтрованный список можно отправить коллеге.

Типы задач

Каждая задача относится к одному из видов:

Работа с задачей

1. Откройте задачу из списка — справа появится панель с подробностями (она же открывается по прямой ссылке вида /workflow/tasks?task=… из уведомлений).
2. Изучите описание и связанный объект (заказ, счёт, договор) — панель показывает его реквизиты и ссылки.
3. Выполните требуемое действие: заполните поля формы, при желании добавьте комментарий.
4. Нажмите Завершить задачу — процесс продвинется к следующему шагу, а задача переедет во вкладку «История».

В списке видны приоритет, тип задачи, объект и срок выполнения. Просроченные задачи выделены цветом.

---

Согласования

Путь: Процессы → Согласования (/workflow/approvals)

Согласования — особый тип задач: здесь нужно принять бинарное решение — одобрить или отклонить. В отличие от обычных задач, каждое согласование влияет на дальнейший маршрут процесса.

Раздел — реестр ожидающих решений: в каждой строке виден объект (номер счёта, договор), статус очереди («Ваша очередь» или «В очереди» — когда решение сначала за другим участником), порядок согласования и срок. Счётчик ожидающих решений виден в боковом меню.

Решение принимается двумя способами:

• Быстро, прямо в строке — кнопки «Согласовать» и «Отклонить» в конце строки, без комментария.
• С контекстом и комментарием — клик по строке открывает панель с реквизитами объекта (сумма, НДС, контрагент, ссылки), полем комментария и теми же кнопками. Панель адресуема ссылкой /workflow/approvals?approval=….

Пример: согласование исходящего счёта

1. Менеджер создаёт счёт и запускает процесс согласования.
2. Директор получает уведомление и видит счёт в разделе Согласования.
3. Директор открывает строку, изучает сумму, контрагента, состав позиций.
4. Нажимает Согласовать — счёт переходит к бухгалтеру для присвоения номера.
5. Если директор нажмёт Отклонить и добавит комментарий «уточните скидку», менеджер получит уведомление с этим комментарием и задачу на доработку.

Режимы согласования

В зависимости от того, как администратор настроил шаблон, согласование может быть:

• Последовательное — сначала один участник, потом следующий. Отклонение любого останавливает цепочку.
• Параллельное — все участники получают запрос одновременно, требуется одобрение всех.
• Любой из — достаточно одобрения хотя бы одного участника из списка.

Как добавить комментарий

Откройте согласование кликом по строке — в панели перед кнопками «Согласовать» / «Отклонить» есть поле комментария. Комментарий сохраняется в истории процесса и виден всем участникам цепочки. Кнопки в строке реестра решают без комментария — это путь для очевидных решений.

---

Сроки и контроль

Срок — свойство конкретного шага правила, а не отдельная настройка. Администратор задаёт его прямо в предложении шага: «…в течение 2 дней».

Что происходит при просрочке

Когда срок шага истекает, система выполняет действие, выбранное в том же месте:

• Напомнить — исполнителю (или всем держателям роли) уходит повторное уведомление.
• Эскалировать — уведомление уходит указанному человеку или роли: руководителю, финансовому директору, администратору.

Срок шага виден в списке задач и согласований — просроченные строки выделены цветом и поднимаются наверх. В карточке правила на вкладке «Запуски» видно, какой шаг ждёт решения и с какого момента.

Практический совет

Проверяйте раздел «Мои задачи» ежедневно, в начале рабочего дня. Задержка даже на несколько часов может заблокировать работу коллег, ожидающих вашего решения.

---

Конструктор процессов (для администраторов)

Путь: Настройки → Процессы (/settings/workflows)

Администраторы создают правила процессов в конструкторе. Каждое правило описывает, когда автоматизм запускается, какие условия проверить, и какие действия выполнить — в виде простого предложения: Когда → Если → Тогда.

Структура правила

Когда (триггер) — событие, которое запускает правило:

• Создание новой сущности (заказ, счёт, договор, документ и др.)
• Смена статуса (например, счёт отправлен)
• Завершение обработки файла AI
• Ручной запуск

Если (условия) — проверки перед запуском шагов. Например:

• Сумма счёта больше 100 000 ₽
• Статус — один из выбранных
• Поле «Номер» не заполнено

Если условие не выполнено — шаги пропускаются, процесс идёт дальше.

Тогда (шаги) — действия, которые выполняются по порядку:

Пример: согласование счёта перед отправкой

1. Когда: счёт создан
2. Если: нет условий (пустое означает выполнять всегда)
3. Тогда:
   • Шаг 1 (согласование): Направить директору на одобрение, срок 1 день
   • Шаг 2 (уведомление): Если директор согласился, уведомить бухгалтера
   • Шаг 3 (задача): Бухгалтеру присвоить номер счёта и отправить

Когда счёт создастся, директор сразу видит его в разделе Согласования. После его решения бухгалтер получит задачу в Мои задачи.

Как собрать правило

1. Откройте Настройки → Процессы и нажмите Новое правило (создаст черновик).
2. Настройте триггер: выберите событие и сущность.
3. Добавьте условия (опционально): фильтры по полям сущности.
4. Добавляйте шаги: нажимайте «Добавить шаг», выбирайте тип.
5. Для каждого шага:
   • Если согласование/задача — укажите, кому назначить. Роль (например, «Бухгалтер · любой») означает очередь: работу увидят все держатели роли, выполнит первый освободившийся — правило переживает кадровые изменения. Конкретный человек адресует работу лично ему. Заполните описание, форму, срок.
   • Если смена статуса/обновление — укажите целевой статус или поля.
6. Активируйте: нажмите Активировать после заполнения всех обязательных полей.

Правило будет применяться к новым сущностям автоматически.

Сроки и напоминания

Для согласований и задач в том же предложении задаётся срок в днях и действие при просрочке: напомнить исполнителю или эскалировать — уведомить указанного человека либо роль. Перепоручения шага не происходит: ответственный остаётся прежним, о просрочке узнаёт тот, кого назначили адресатом эскалации.

Из шаблона

Если часто создаёте одинаковые правила, можно использовать готовый шаблон:

• Нажмите Из шаблона в реестре правил — система предложит популярные сценарии.
• Шаблоны редактируются так же, как обычные правила, и сохраняются как опубликованные на уровне системы.

Просмотр запусков

Во вкладке Запуски карточки правила видна история — таблица со всеми случаями, когда это правило срабатывало:

• Сущность, которая запустила процесс
• Текущий статус (активен, завершен, отклонен, отменен)
• Какой шаг сейчас выполняется
• Времена старта и прогресс

---

Уведомления и напоминания

Система информирует участников процесса на каждом ключевом этапе:

• Новая задача или согласование — уведомление при назначении. В цепочке «по очереди» следующий согласующий получает уведомление ровно в момент, когда предыдущий принял решение.
• Просрочка — напоминание исполнителю либо уведомление адресату эскалации (по настройке шага).
• Решение принято — инициатор процесса видит, что согласование одобрено или отклонено.

Уведомления приходят в интерфейсе (колокольчик и раздел «Уведомления»); клик открывает нужную задачу или согласование сразу. Если настроена интеграция с почтой — дублируются на email.

---

Практические советы

• Ежедневно открывайте раздел «Мои задачи» — так вы не заблокируете коллег неожиданной задержкой.
• Добавляйте комментарий при отклонении — без объяснения причины исполнитель не поймёт, что именно исправить.
• Используйте приоритеты — задачи с высоким приоритетом выводятся первыми и требуют внимания в первую очередь.
• Для повторяющихся операций попросите администратора создать шаблон. Это исключает ошибки и экономит время на запуск каждого нового процесса.
• Если задача назначена роли, а не вам лично, любой сотрудник с этой ролью может её выполнить — договоритесь внутри команды, кто берёт подобные задачи.