Файлы

Зачем нужен единый архив файлов

В большинстве компаний файлы хранятся хаотично: контракты в почте, акты в мессенджере, счета на рабочем столе. Найти нужный документ через месяц — задача со звёздочкой.

Раздел Файлы (/files) — централизованное хранилище всех файлов вашей организации. Договоры, счета, акты, сканы, таблицы — всё в одном месте, с поиском, фильтрами и привязкой к заказам и контрагентам. Старый адрес /documents автоматически перенаправляет сюда.

---

Поддерживаемые форматы

Система принимает следующие типы файлов:

PDF и изображения поддерживают AI-обработку (извлечение данных). Для Word и Excel доступно хранение и поиск.

---

Загрузка файлов

Два равнозначных пути:

• Перетащите файлы в окно — drag&drop работает на всей странице реестра, не в отдельной зоне. Появится подсветка, файлы уйдут в очередь загрузки с прогрессом по каждому; загрузку можно отменить или повторить при ошибке.
• Нажмите Загрузить в тулбаре и выберите файлы с диска — можно несколько сразу.

Тип документа и привязки заполнять при загрузке не нужно: тип определит AI-классификация, а метаданные можно править позже.

---

Навигация и организация

Раздел устроен как реестр — та же механика, что в списках заказов и счетов: одна строка тулбара с поиском, фильтрами и действиями, состояние в URL (выборку можно отправить ссылкой, F5 её не сбрасывает).

Режимы просмотра

Переключатель в тулбаре:

• Список — таблица с колонками: название, тип, обработка, форматы, заказ, контрагент, размер, дата загрузки (проект, дата документа и автор — через меню Колонки).
• Плитка — карточки с миниатюрами сканов, удобны для визуального поиска. Это тот же реестр: фильтры, поиск и выбор общие с таблицей.

Поиск и фильтры

Клавиша / фокусирует поиск (по названию, номеру документа, тегам). Кнопка + Фильтр добавляет фасеты:

• Тип — договор, счёт, акт и другие категории.
• Обработка — не обработан, обрабатывается, обработан, ошибка.
• Контрагент, Заказ, Проект — привязки файла.
• Папка — пользовательские папки заказов.

Фасеты комбинируются; Сбросить снимает всё разом. Группировка делит список на секции по типу, контрагенту или проекту.

Папки создаются в карточке заказа (вкладка «Файлы») — в глобальном реестре папка работает как фильтр.

Быстрый просмотр (peek)

Клик по строке или плитке (или Space) открывает панель быстрого просмотра поверх реестра. Внутри — вкладки:

• Оригинал — PDF или изображение во встроенном просмотрщике;
• Markdown и JSON — AI-выжимки документа (после обработки).

Enter на строке скачивает оригинал. Кнопки «Скачать» и «Поделиться» есть и в панели. Панель адресуема ссылкой (/files?file=…) — именно сюда ведёт глобальный поиск по документам.

Массовые действия

Чекбоксы слева выбирают файлы (в заголовке — «выбрать все»). Пока выбор не пуст, тулбар показывает действия над выбранным: Скачать, Поделиться, Обработать AI, Удалить.

---

AI-обработка документов

Это главная функция, отличающая документооборот в DocInspect от простого файлового хранилища. После загрузки файла система может автоматически извлечь из него структурированные данные.

Как это работает

1. Загрузите PDF или изображение документа.
2. Выберите Обработать AI в контекстном меню файла (правый клик) — или откройте peek-панель на вкладке Markdown/JSON и нажмите Обработать.
3. Система выполняет несколько этапов:
   • OCR — распознаёт текст на изображении или в отсканированном PDF.
   • Классификация — определяет тип документа (счёт, акт, УПД и т.д.).
   • Извлечение данных — находит реквизиты контрагента, позиции с ценами, номер и дату документа, подписантов, суммы с НДС.
4. Прогресс отображается в строке файла: статус меняется с «Обработка» на «Обработан».
5. Извлечённые данные можно использовать при создании входящего счёта, закрывающего документа или договора — система предзаполнит поля автоматически.

Реальный сценарий

Поставщик прислал скан счёта по электронной почте. Вы скачиваете PDF, загружаете в DocInspect и запускаете обработку. Через несколько секунд система распознала: ИНН контрагента, сумму, дату, перечень позиций с ценами и НДС. Переходите в раздел «Входящие счета», нажимаете «Создать» → «Из документа» — все поля уже заполнены. Остаётся проверить и сохранить.

Уровень уверенности

После обработки каждому извлечённому полю присваивается показатель уверенности (confidence). Поля с низкой уверенностью выделяются цветом — их стоит проверить вручную перед сохранением.

Режимы скорости распознавания

Перед запуском обработки вы можете выбрать один из трёх режимов — это компромисс между временем и точностью:

Переключатель режимов находится в wizard-е обработки документа. При повторной обработке того же файла в разных режимах результат кэшируется — одинаковые документы обрабатываются мгновенно (24 часа TTL).

Если фото документа распознать не удалось, в wizard появится кнопка Попробовать текстовую модель — альтернативный путь распознавания в быстром режиме, иногда даёт результат на сложных сканах.

Защита от ошибок AI

Помимо показателя уверенности система автоматически проверяет извлечённые данные на типичные галлюцинации AI:

• Сумма прописью ≠ сумма цифрами — блокирующее предупреждение, пока не исправите.
• Некорректный ИНН — проверяется длина (10 или 12 цифр) и контрольная сумма ФНС. Если не проходит — поле подсвечивается.
• Подозрительно большая сумма — если превышает исторический медианный показатель по tenant'у в 10+ раз, показываем предупреждение.
• Совпадающие стороны договора — если AI вернул обе стороны договора с одинаковым ИНН (частая галлюцинация), очищаем поле «Заказчик» и просим заполнить вручную.

Документ с критичными предупреждениями нельзя сохранить до ручного исправления — это защита от случайной ошибки на 900 млн ₽ при счёте на 600 тыс.

Лимиты AI по тарифам

Если лимит исчерпан, обработка недоступна до следующего расчётного периода или до перехода на более высокий тариф.

---

Связь с другими модулями

Документы не существуют в вакууме — они привязаны к объектам системы.

• Заказы — на вкладке «Документы» внутри заказа хранятся файлы, относящиеся именно к нему: техническое задание, акт выполненных работ, переписка.
• Договоры — скан подписанного договора прикрепляется напрямую к записи контракта.
• Закрывающие документы — УПД, акты, счета-фактуры в разделе «Финансы» связаны с файлами через систему документов.
• Контрагенты — файлы контрагента (устав, доверенность) живут на его карточке; в глобальном реестре фильтр «Контрагент» собирает всё по нему.

Такая связность означает: открыв заказ, вы сразу видите все его документы. Не нужно искать файл отдельно.

---

Публичные ссылки

Путь: Файлы → Публичные ссылки (/shared-links)

Иногда нужно отправить документ внешнему получателю — клиенту, партнёру, аудитору — без регистрации в системе. Для этого созданы публичные ссылки.

Когда это полезно

• Отправить клиенту счёт или акт для проверки перед подписанием.
• Поделиться отчётом с внешним аналитиком, у которого нет доступа к системе.
• Дать временный доступ к файлу подрядчику.

Как создать публичную ссылку

1. В реестре файлов выберите Поделиться в контекстном меню файла (или в peek-панели, или массово — для нескольких выбранных файлов).
2. Задайте срок действия ссылки — после этой даты доступ автоматически закроется.
3. Скопируйте ссылку и отправьте получателю.

Список публичных ссылок

Раздел Публичные ссылки (/shared-links) — таблица всех созданных ссылок. Заголовок раздела виден только в хлебных крошках; вместо него одна строка тулбара: слева поиск и фильтры, справа счётчик ссылок и кнопки Экспорт, Колонки, Группировка.

Поиск и фильтры. Поле поиска (по имени файла, названию ссылки, описанию) — клавиша / фокусирует его. Кнопка + Фильтр добавляет фасеты: Статус (активна / истекла / отозвана) и Пароль (с паролем / без пароля). Фасеты комбинируются; кнопка Сбросить снимает их разом. Состояние фильтров сохраняется в URL.

Группировка. Переключатель Группировка — Нет / По статусу. Таблица делится на тихие секции с заголовком-счётчиком; каждую можно свернуть.

Закреплённые ссылки. В контекстном меню строки (правый клик) есть пункт Закрепить — ссылка поднимается в секцию «Закреплённые» вверху списка.

Колонки. Кнопка Колонки открывает список видимости. По умолчанию показаны 7: Файл, Название ссылки, URL (с кнопкой копирования), Скачиваний, Статус, Создана, Истекает. Ещё 3 можно включить: Размер, Пароль, Описание. Видимость сохраняется в браузере.

Экспорт. Кнопка Экспорт выгружает CSV или XLSX — с учётом фильтров и только по видимым колонкам.

Аналитика. Клик по строке (или Enter при выделении) открывает панель аналитики ссылки — данные о скачиваниях и попытках доступа. У публичной ссылки нет отдельной карточки-страницы, поэтому аналитика и есть её основной интерфейс просмотра.

Действия. В контекстном меню строки (правый клик) доступны: Копировать ссылку, Открыть ссылку (только для активных), Закрепить/Открепить, Аналитика, Отозвать (только для активных).

Таблица показывает весь список ссылок целиком — используйте поиск и фильтры по статусу, чтобы сузить обзор.

---

Практические советы

• Загружайте скан договора сразу при создании контракта — запустите AI-обработку, чтобы реквизиты подтянулись автоматически. Это исключает ручной ввод и опечатки.
• Пользуйтесь фасетами вместо ручного раскладывания — фильтр по контрагенту или заказу находит нужное быстрее, чем структура папок.
• Проверяйте поля с низкой уверенностью — особенно суммы и ИНН. OCR иногда путает цифры на сканах плохого качества.
• Не загружайте дубли — если документ уже есть в системе, привяжите его к нужному заказу или контракту вместо повторной загрузки.
• Публичные ссылки с коротким сроком надёжнее: если ссылка попадёт не тому адресату, она скоро перестанет работать.