Закрывающие документы

УПД, акты выполненных работ, счета-фактуры, накладные, акты сверки

Обзор

Закрывающие документы — это первичные учётные документы, которые подтверждают факт хозяйственной операции. Их ведение обязательно по российскому законодательству: статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» требует оформлять каждую операцию первичным документом.

Без закрывающих документов компания не может:

учесть расходы при расчёте налога на прибыль
принять НДС к вычету
подтвердить выполнение обязательств по договору в случае спора

В DocInspect закрывающие документы неразрывно связаны с заказами и счетами — создавать их на основе уже введённых данных можно в несколько кликов.

Типы документов

Акт выполненных работ (`completion_act`)

Подтверждает, что работы или услуги по договору выполнены. Применяется при оказании услуг: разработка, консалтинг, маркетинг, обслуживание. Заказчик подписывает акт — это означает, что претензий к качеству нет.

Используйте акт, если вы работаете без НДС или если счёт-фактуру по условиям договора выставляете отдельно.

УПД — Универсальный передаточный документ (`upd`)

Заменяет сразу два документа: акт выполненных работ (или товарную накладную) и счёт-фактуру. Введён ФНС в 2013 году для упрощения документооборота.

Когда выгоден УПД:

обе стороны являются плательщиками НДС
вы хотите сократить количество бумаг в одной сделке
клиент принимает НДС к вычету

Рекомендация: используйте УПД всегда, когда это возможно — один документ вместо двух сокращает работу бухгалтерии с обеих сторон.

Счёт-фактура (`vat_invoice`)

Документ налогового учёта, который даёт покупателю право принять НДС к вычету. Выставляется отдельно, если к сделке уже есть акт или накладная, либо как дополнение к договору без первичного документа.

Обязателен для всех операций, облагаемых НДС, если вы работаете на ОСНО. Требования к реквизитам и оформлению установлены ст. 169 НК.

Накладная (`waybill`)

Оформляет передачу товарно-материальных ценностей: товары, оборудование, материалы. Подписывается при физической передаче — в момент отгрузки или приёмки.

Создание исходящего документа

Запуск wizard

В финансовом разделе нажмите + Новый документ
Выберите тип документа из списка (Акт, УПД, Счёт-фактура, Накладная)
Откроется трёхшаговый wizard

Шаг 1 — Реквизиты

Заполните основные данные документа:

Тип документа — если вы ещё не выбрали, выберите здесь
Контрагент — покупатель (клиент). При выборе контрагента фильтруется список договоров
Договор — обязателен; на основании договора формируются реквизиты
Номер документа — система проверяет уникальность в реальном времени. Если номер уже существует, появится предупреждение до перехода к следующему шагу
Дата — дата подписания или выставления документа
Комментарий — внутренняя заметка, не попадает в печатную форму

Для УПД дополнительно выбирается статус УПД: «1» (заменяет акт + СФ) или «2» (только акт, без функции счёта-фактуры).

После заполнения нажмите Далее — система проверит обязательные поля.

Шаг 2 — Источники

Выберите доходные позиции заказов, на основании которых создаётся документ.

Каждая позиция показывает:

наименование услуги или товара
сумму и количество
ставку НДС
badge «СЧ NNNN» — если позиция уже включена в выставленный счёт

Вы можете выбрать позиции из нескольких заказов одновременно (batch mode) — удобно при закрытии работ по нескольким небольшим заказам одним документом.

Альтернативные источники:

Из счёта — все позиции конкретного счёта переносятся автоматически
Из заказа — доходные позиции выбранного заказа
Произвольно — позиции вводятся вручную без привязки к заказам

Шаг 3 — Позиции

Итоговый список позиций документа:

Позиции перенесены из выбранных источников
Можно отредактировать наименование, количество, цену
Доступно добавление новых позиций вручную
В нижней части — таблица итогов: сумма без НДС, НДС по каждой ставке, итого

НДС-валидация: перед сохранением система проверяет корректность реквизитов по требованиям ст. 169 НК — наличие обязательных полей и правильность расчётов. Если обнаружены ошибки, они выводятся с указанием, что именно нужно исправить.

После нажатия Создать документ документ появляется в реестре закрывающих документов.

Создание входящего документа

Входящие документы — это акты, УПД и накладные, которые вы получаете от поставщиков и подрядчиков. Их нужно зарегистрировать в системе для учёта расходов и принятия НДС к вычету.

AI-wizard для входящих документов

Нажмите + Новый документ → выберите тип Входящий акт или Входящий УПД
Загрузите файл — PDF или фотографию документа
AI обрабатывает документ и автоматически извлекает:
- реквизиты поставщика и покупателя
- позиции с суммами, количеством и НДС
- номер, дату, данные подписантов
Проверьте данные — поля, в которых система не уверена, выделяются. Исправьте неточности при необходимости
Сохраните — документ создан и привязан к контрагенту

Система сопоставляет реквизиты поставщика из документа с вашим справочником контрагентов и предлагает совпадения. Если поставщик новый — его можно добавить прямо в процессе.

Акты сверки

Акт сверки — документ, который фиксирует взаимные расчёты с контрагентом за период. Применяется для сверки задолженности, подготовки к закрытию периода или при возникновении разногласий.

Создание

+ Новый документ → Акт сверки
Выберите контрагента
Укажите период сверки (начало и конец)
Система автоматически подтянет все счета и платежи за выбранный период
Проверьте данные и сохраните

Pill-фильтры и поиск

В реестре закрывающих документов доступны pill-фильтры для быстрого переключения между типами:

Все — полный список
Акты — только completion_act
УПД — только upd
Счета-фактуры — только vat_invoice
Накладные — только waybill

Фильтры сочетаются с поиском по номеру документа, наименованию контрагента и дате. Статусные фильтры позволяют отделить черновики от подписанных документов.

Карточка документа

Клик по строке реестра открывает карточку — полный вид документа с адресуемой ссылкой, которой можно поделиться с коллегой.

Лист слева

У исходящего документа слева стоит печатная форма — ровно та, что уйдёт в PDF и контрагенту, а не похожий на неё макет. У входящего на этом месте скан, который прислал контрагент: сверять цифры надо с первоисточником.

границу листа можно тянуть мышью — выбранная ширина запоминается и восстанавливается при следующем открытии любого документа;
лист сворачивается кнопкой в правой части верхней панели;
над листом — печать, скачивание PDF и открытие отдельной страницей.

Действия

Кнопка следующего шага стоит в верхней панели: «Подписать» у своего черновика, «Отправить» у подписанного, «Принять» у полученного входящего. Остальное — отклонить, аннулировать, удалить черновик — прячется в меню рядом.

Набор действий зависит от трёх вещей сразу: ваших прав, статуса и направления документа, а также его типа. Счёт-фактура — односторонний налоговый документ (ст. 169 НК РФ), поэтому «Принять» и «Отклонить» у него не бывает.

Свойства справа

Панель справа отвечает на вопрос «что это за документ»: статус, тип, направление, номер, дата, обе стороны с их подписантами, договор, валюта, суммы с разбивкой по НДС и комментарий.

Пока документ не подписан, номер, дату и подписантов можно править прямо в панели — кликом по значению, без отдельной формы. Изменения сохраняются сразу, печатная форма слева обновляется вместе с ними. После подписания документ становится первичкой: значения видны, редакторов нет.

Подпись с расшифровкой — обязательный реквизит первичного документа (ч. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ), поэтому строки подписантов у черновика показаны даже пустыми: их надо заполнить до подписания.

Связи с заказами и счетами

Каждый закрывающий документ может быть связан одновременно:

с одним или несколькими заказами — документ виден в карточке каждого заказа
с одним или несколькими счетами — если документ создан на основе счёта
с конкретными доходными позициями заказа — для точного учёта

Такая архитектура позволяет отследить, какие работы уже закрыты документально, а по каким ещё не выставлены акты.

Советы и рекомендации

Используйте УПД, когда возможно. Он заменяет акт и счёт-фактуру — вдвое меньше документов для хранения и проверки.
Создавайте документы из источников, а не вручную. Перенос позиций из заказов или счетов исключает расхождения в суммах и наименованиях.
Проверяйте НДС до подписания. Ошибки в реквизитах счёта-фактуры лишают покупателя права на вычет НДС. Исправить документ после подписания сложнее, чем проверить до.
Не откладывайте регистрацию входящих документов. Входящий акт нужно зарегистрировать в том периоде, когда услуга фактически получена — иначе возникнут расхождения в налоговом учёте.
Загружайте входящие документы через AI-wizard. Ручной ввод акта с 10+ позициями занимает 10–15 минут; AI обрабатывает тот же документ за 20 секунд.

Закрывающие документы

On this page