Контрагенты
Справочник контрагентов — создание, реквизиты, история операций
Зачем нужен справочник контрагентов
Контрагенты — это фундамент всех финансовых операций в DocInspect. Каждый счёт, договор, закрывающий документ и платёж привязан к конкретному контрагенту. Без заполненной карточки нельзя выставить счёт: система не будет знать, кому его адресовать и чьи реквизиты вписать в документ.
Хорошо заполненная карточка контрагента решает три задачи сразу: документы формируются автоматически с правильными реквизитами, история взаиморасчётов собирается в одном месте, а бухгалтер видит актуальные банковские данные без поиска по письмам.
Список контрагентов
Страница /counterparties — таблица всех контрагентов в одном окне. Заголовок раздела виден только в хлебных крошках навигации; вместо него одна строка тулбара: слева поиск и фильтры, справа счётчик контрагентов и кнопки Экспорт, Колонки, Группировка и Создать контрагента.
Поиск и фильтры. Поле поиска (по названию, полному наименованию, ИНН, email, телефону) — клавиша / фокусирует его. Кнопка + Фильтр добавляет фасеты: Тип (клиент / поставщик / оба) и Статус (черновик, новый, активен, неактивен, приостановлен). Каждый фасет становится чипом со своим крестиком; кнопка Сбросить снимает их разом. Поиск и фильтры сохраняются в адресной строке.
Группировка. Переключатель Группировка — Нет / По типу / По статусу. Таблица делится на тихие секции с заголовком-счётчиком (например «Активен · 7»); каждую можно свернуть.
Закреплённые контрагенты. В контекстном меню строки (правый клик) есть пункт Закрепить — контрагент поднимается в отдельную секцию «Закреплённые» вверху списка. Закрепление хранится в браузере.
Колонки. Кнопка Колонки открывает список видимости. По умолчанию показаны 7: Название, Тип, ИНН, Статус, Email, Телефон, Создан. Ещё 8 можно включить по необходимости: Полное наименование, КПП, ОГРН, Юр. адрес, Руководитель, Оператор ЭДО, Сотрудников, Обновлён. Настройка видимости сохраняется в браузере.
Экспорт. Кнопка Экспорт выгружает CSV или XLSX — ровно то, что видно на экране: с учётом фильтров и только по видимым колонкам.
Таблица показывает весь список контрагентов целиком — используйте поиск, фильтры и группировку, чтобы сузить обзор.
Создание контрагента
Автоматическое заполнение по ИНН
Самый быстрый способ — ввести ИНН и нажать Enter. Система обратится к сервису DaData, который подтягивает данные из открытых реестров ФНС:
- Полное и краткое юридическое название
- КПП и ОГРН
- Юридический адрес
- Организационно-правовую форму (ООО, АО, ИП и другие)
Это экономит 5–10 минут ручного ввода и исключает опечатки в реквизитах, которые потом создают проблемы в закрывающих документах.
Важно: данные DaData берутся из официальных реестров, но могут отставать от актуальных изменений на 1–2 недели. Всегда сверяйте адрес и КПП с официальными документами контрагента, особенно если организация недавно меняла юридический адрес.
Шаги создания
- Нажмите Создать контрагента — сразу открывается карточка нового черновика, отдельного окна с шагами больше нет
- В блоке «Заполнить по ИНН или названию» найдите организацию — реквизиты подставятся из реестра
- Проверьте подставленное и допишите остальное прямо в карточке: любое поле правится по клику и сохраняется само
- Добавьте контакты и контактных лиц на вкладке Обзор, банковские счета и ЭДО — на вкладке Реквизиты
Пока обязательные поля не заполнены, контрагент остаётся черновиком: рядом с названием видно, сколько полей осталось, и клик по счётчику переносит к первому незаполненному. Как только всё готово, статус меняется на «Новый» сам — нажимать «Сохранить» не нужно.
Набор обязательных полей зависит от резидентности: у российской организации это краткое и полное наименования, тип, ИНН, ОГРН, юридический адрес и руководитель; у нерезидента — только наименования и адрес.
Карточка контрагента
Карточка (/counterparties/[id]) собирает всю информацию об организации в одном месте.
Слева — содержимое, справа — панель свойств: статус, тип, ИНН, КПП, ОГРН, резидентность и признак плательщика. Панель скрывается кнопкой в правом углу тулбара.
Вкладки карточки
| Вкладка | Содержимое |
|---|---|
| Обзор | Наименования, руководитель, адреса, контакты и контактные лица |
| Реквизиты | Банковские счета, ЭДО, статистические коды (ОКПО, ОКВЭД и другие) |
| Договоры | Все договоры с этим контрагентом; отсюда же создаётся новый |
| Файлы | Документы, привязанные к контрагенту |
| История | Журнал изменений карточки |
Проверка по ЕГРЮЛ
В правой панели есть карточка «Проверка ЕГРЮЛ» — она отвечает на вопрос «можно ли с ним работать»: состояние организации в реестре, дата регистрации, форма (ИП или юрлицо), численность и филиалы. Если организация ликвидирована, это видно сразу, а не после отправки документов.
Кнопка «Обновить из ЕГРЮЛ» сверяет данные с реестром заново. Она обновляет только то, чем реестр владеет единолично — состояние организации и статистические коды; наименования, адрес и руководителя, которые вы правили руками, она не трогает.
Как править
Любое поле меняется по клику прямо в карточке: щёлкните по значению, введите новое, нажмите Enter или просто уведите фокус — изменение сохранится само. Рядом с полем на секунду появляется точка-индикатор сохранения. Кнопки «Сохранить» и вопроса «у вас есть несохранённые изменения» здесь нет.
Если ту же карточку в этот момент правит кто-то ещё, система предупредит о конфликте и предложит обновить страницу — чужие правки не затрутся молча.
Жизненный цикл контрагента
| Статус | Что означает | Когда используется |
|---|---|---|
| Черновик | Карточка создана, не проверена | Только что добавили, данные ещё уточняются |
| Активный | Полноценная работа | Стандартное состояние для всех операций |
| Заблокированный | Новые операции запрещены | Контрагент нарушил договорённости или исключён из работы |
| Архивированный | Только просмотр истории | Работа завершена, контрагент больше не актуален |
Пример: менеджер добавил нового поставщика в пятницу вечером в статусе «черновик». В понедельник бухгалтер проверил реквизиты, добавил банковские данные и перевёл в «активный» — теперь на него можно выставлять счета.
Практические советы
Добавляйте банковские реквизиты сразу. Они понадобятся при первом же платёже. Если добавить потом — придётся возвращаться в карточку в момент оформления платёжного поручения.
Проверяйте данные DaData. Особенно КПП и юридический адрес — они часто меняются при реорганизации. Для счетов-фактур неверный КПП может стать основанием для отказа в вычете НДС.
Используйте тип «поставщик» и «заказчик» правильно. Это влияет на фильтрацию в разделе финансов: входящие счета (от поставщиков) и исходящие (заказчикам) отображаются в разных представлениях.
Не удаляйте заблокированных контрагентов. Блокировка сохраняет историю операций и архивные документы. Удаление — только для случаев, когда контрагент был добавлен по ошибке.