Проекты
Управление проектами — группировка заказов, бюджеты, KPI
Что такое проект
Проект — это группа заказов, объединённых общей целью или клиентом. Например, долгосрочный контракт на регулярные перевозки для одного заказчика, строительный подряд из нескольких этапов или серийный производственный заказ.
Сам по себе проект не содержит финансовых операций — только заказы содержат. Но проект агрегирует финансовые показатели всех входящих заказов и даёт ответ на вопрос: выгоден ли этот клиент или направление в целом?
Зачем нужны проекты
Без проектов вы видите каждый заказ по отдельности. Это удобно на уровне операционного учёта, но не позволяет ответить на стратегические вопросы.
Проект отвечает на вопросы вроде:
- Сколько мы заработали на клиенте «Ромашка» за квартал по всем перевозкам?
- Укладываемся ли мы в плановый бюджет по этому контракту?
- Какова рентабельность всего строительного объекта, а не отдельных этапов?
Если у вас регулярные отношения с клиентом или длительный контракт — создайте проект и связывайте каждый новый заказ с ним.
Создание проекта
Нажмите Создать проект на странице /projects — проект появляется сразу, без формы и мастера: система открывает его карточку с пустым названием и курсором в заголовке. Введите название и заполняйте остальное прямо на карточке, любым порядком.
До заполнения обязательных полей проект остаётся черновиком. Рядом со статусом стоит счётчик «осталось N полей», а сами незаполненные поля подсвечены на месте — клик по счётчику переносит к первому из них. Обязательны четыре:
- Название
- Клиент — контрагент из справочника
- Плановые даты — начало и окончание
Как только заполнено последнее, проект сам переходит в статус Новый — сохранять ничего не нужно.
Остальные поля заполняются по желанию и в любой момент прямо в правой панели карточки: код (генерируется автоматически, но его можно заменить своим), менеджер проекта, приоритет, бюджет, описание.
Создать на основании. В контекстном меню строки списка (правый клик) есть пункт Создать на основании — он создаёт черновик-копию: клиент, менеджер, сроки, бюджет и приоритет переносятся, заказы и договоры — нет. Тот же пункт есть в меню действий на самой карточке.
Список проектов
Страница /projects — таблица всех проектов. Общие показатели (выручка, рентабельность, прогресс) смотрите на дашбордах, здесь — только сам список и инструменты работы с ним. Заголовок раздела виден только в хлебных крошках; вместо него одна строка тулбара: слева поиск и фильтры, справа счётчик проектов и кнопки Экспорт, Колонки, Группировка и Создать проект.
Поиск и фильтры. Поле поиска (по коду, названию, имени клиента) — клавиша / фокусирует его. Кнопка + Фильтр добавляет фасеты: Статус (6 значений), Приоритет (4 значения), Клиент (из данных), Менеджер (из данных). Фасеты комбинируются; кнопка Сбросить снимает их разом. Состояние фильтров сохраняется в URL.
Группировка. Переключатель Группировка — Нет / По статусу / По клиенту. Таблица делится на тихие секции с заголовком-счётчиком; каждую можно свернуть.
Закреплённые проекты. В контекстном меню строки (правый клик) есть пункт Закрепить — проект поднимается в секцию «Закреплённые» вверху списка.
Колонки. Кнопка Колонки открывает список видимости. По умолчанию показаны 9: Код, Название, Клиент, Статус, Менеджер, Доход, Рентабельность, Сроки, Заказов. Ещё 5 можно включить: Бюджет, Приоритет, Договоров, Факт. сроки, Создан. Видимость сохраняется в браузере. Доход и Рентабельность — плановые показатели проекта (без план/факт разбивки, как в списке заказов).
Экспорт. Кнопка Экспорт выгружает CSV или XLSX — с учётом фильтров и только по видимым колонкам.
Таблица показывает весь список проектов целиком — используйте поиск, фильтры и группировку, чтобы сузить обзор.
Карточка проекта
Открывается по клику на строку в таблице. Устроена так же, как карточка заказа: сверху узкий тулбар с вкладками, слева содержимое, справа — панель со свойствами и метриками.
Тулбар. Слева кнопка возврата к списку, дальше вкладки, справа меню действий (дублировать, архивировать, удалить) и переключатель правой панели. При прокрутке в тулбаре появляется компактный заголовок — код, название и статус всегда под рукой.
Заголовок. Код проекта, название и статус в одну строку. Название и описание правятся прямо здесь: щёлкните и печатайте, сохранение произойдёт при переходе к другому полю — кнопки «Сохранить» нет нигде на карточке.
Правая панель (открывается и закрывается кнопкой в тулбаре, состояние запоминается):
- Свойства — статус, приоритет, код, клиент, менеджер. Любое поле правится по клику;
- Сроки — плановые и фактические даты, полоса пройденного времени и подпись «осталось N дней» либо «просрочен на N дней». Завершённый проект отмечается отдельно;
- Финансы — рентабельность по факту с засечкой плана, полосы план/факт по доходу и расходу, прибыль план и факт, освоение бюджета (если бюджет задан) и сумма договоров. Суммы агрегируются по заказам проекта без НДС — так же, как на карточке заказа, поэтому итог проекта сходится с суммой его заказов. В план входят только заполненные строки: у которых указана услуга и цена больше нуля;
- Заказы — распределение заказов проекта по статусам: где именно стоит работа;
- Процесс — этапы согласования, если для проекта запущен процесс;
- Метаданные — автор, даты создания и изменения.
Вкладки: Заказы, Договоры, Исполнение, Файлы, История, Процесс. У вкладок со счётчиком число показано рядом с названием.
Заказы в проекте
На вкладке Заказы — полный список заказов, входящих в проект, с их суммами и статусами. Отсюда можно:
- Открыть карточку любого заказа
- Создать новый заказ, уже привязанный к этому проекту (кнопка + Добавить заказ)
Когда заказ создаётся из карточки проекта, поля заказчика и договора подставляются автоматически — не нужно вводить их вручную.
Договоры проекта
На вкладке Договоры — договоры, связанные с проектом. Кнопка Добавить договор открывает выбор из договоров клиента: уже привязанные в списке не показываются. Если у проекта не указан клиент, выбирать не из чего — сначала укажите его в правой панели.
Сумма всех договоров проекта видна в карточке «Финансы» — её удобно сверять с плановым доходом по заказам: столько работы законтрактовано.
Статусы проекта
| Статус | Когда использовать |
|---|---|
| Черновик | Проект создан, данные уточняются |
| Новый | Проект готов к запуску, ожидает начала работ |
| Активен | Выполнение идёт, заказы в работе |
| Приостановлен | Временная пауза по проекту |
| Завершён | Все заказы закрыты, документы подписаны |
| Отменён | Проект не состоялся |
Планирование бюджета
Заполните плановый бюджет на уровне проекта — это общий ориентир. Детальный план формируется через плановые доходы и расходы в отдельных заказах.
Сопоставление план/факт работает так:
- Вы создаёте заказы и указываете в них плановые доходные и расходные позиции
- По мере выставления счетов и получения/оплаты накапливается факт
- Карточка проекта показывает суммарный план и суммарный факт по всем заказам
Таким образом, если плановый бюджет проекта — 5 млн ₽, а сумма плановых доходов по всем заказам уже составляет 4,8 млн ₽, вы видите, что ещё 0,2 млн ₽ не охвачены заказами.
Связь с дашбордами
Активные проекты автоматически попадают в отчёты:
- Дашборд руководителя — топ проектов по выручке и рентабельности, план/факт за период
- Дашборд финансового директора — дебиторская задолженность с разбивкой по проектам
- Дашборд менеджера — «мои проекты» с текущими заказами и дедлайнами
Фильтр по проекту доступен на всех трёх дашбордах — можно посмотреть показатели только по одному конкретному проекту.
Советы
- Используйте функцию «Создать на основании» для клонирования проекта: копируется структура с плановыми датами и менеджером, но без заказов. Удобно при повторных контрактах с одним клиентом.
- Прежде чем обсуждать условия нового контракта, создайте черновик проекта и добавьте предварительные плановые суммы — это даст ориентир по рентабельности ещё до подписания.
- Если заказов в проекте много, следите за карточкой «Финансы» в правой панели: рентабельность ниже 10% — сигнал пересмотреть расходы или переговорить с клиентом о цене.