Финансовый модуль

Обзор

Финансовый модуль — место, где собираются все денежные потоки вашего бизнеса. Здесь вы выставляете счета клиентам, регистрируете расходы, контролируете дебиторскую задолженность и готовите закрывающие документы. Всё, что связано с деньгами, проходит через этот раздел.

Мини-навигация

При входе в раздел /finance основная боковая панель автоматически сворачивается и появляется компактная мини-навигация шириной 180 px. Это освобождает максимум места для работы с документами.

Дерево навигации:

• Счета — исходящие (клиентам) и входящие (от поставщиков)
• Закрывающие документы — акты, УПД, счета-фактуры, накладные
• Сверки — акты сверки с контрагентами
• Справочники — товары и услуги

Кнопка + Новый документ в верхней части мини-навигации открывает единое меню создания любого документа. Также работает быстрая команда через Cmd+K (Command Palette).

Связанные разделы: Контрагенты, Договоры, Платёжный календарь, Закрывающие документы.

---

Исходящие счета

Исходящий счёт — это требование об оплате, которое вы направляете клиенту. Счёт собирается из строк доходов заказов: контрагент и реквизиты подставляются автоматически. Один счёт может охватывать несколько заказов одного заказчика — связь с заказом хранится на каждой позиции.

Просмотр списка

Перейдите в Счета → Исходящие в мини-навигации.

Список поддерживает:

• Pill-фильтры по статусу (черновик, отправлен, частично оплачен, оплачен, просрочен)
• Фильтрацию по контрагенту, договору и дате
• Поиск по номеру или назначению платежа

Создание счёта

1. Нажмите + Новый документ → Исходящий счёт
2. Выберите заказ — свободные строки доходов появятся в панели справа; при необходимости добавьте ещё заказы кнопкой + Добавить заказ (заказчик у всех заказов должен совпадать)
3. Отметьте строки заказов и/или добавьте новые позиции — для новой позиции в многозаказном счёте указывается её заказ
4. Проверьте итоговые суммы (сумма без НДС, НДС, итого)
5. Нажмите Сохранить

Счёт создаётся в статусе Черновик. Вы можете редактировать его, пока не отправите клиенту.

Счёт на несколько заказов

Один счёт может включать строки нескольких заказов одного заказчика — удобно выставлять клиенту единый счёт за период. В карточке счёта раздел «Свойства» показывает все заказы, а в реестре колонка «Заказ» отображает «N заказов». Счёт виден на финансовой вкладке каждого из своих заказов.

Ограничение: если в договоре включён признак «Оплата по счёту» (см. карточку договора), заказы этого договора выставляются только отдельным счётом — объединять их с заказами других договоров нельзя. Система объяснит причину при попытке смешать такие заказы.

Счета-фактуры и УПД это не касается: закрывающие документы по-прежнему оформляются в привязке к отгрузке (ст. 169 НК).

Группировка строк при печати

Переключатель «Строки» на листе счёта управляет печатной формой:

• Детально — каждая позиция отдельной строкой (по умолчанию);
• По заказам — одна строка на заказ с расшифровкой состава подстрочником;
• По услугам — одинаковые позиции (наименование, цена, единица, ставка НДС) складываются, в расшифровке видно, из каких заказов сложилось количество.

Группировка влияет только на печать: данные позиций всегда остаются детальными, итоги счёта не меняются. Позиции с разными ставками НДС не объединяются — налог печатается отдельной строкой по каждой ставке.

Нумерация счетов

Поведение зависит от настройки тенанта (раздел «Организация» → «Настройки»):

Автоматическая нумерация — номер присваивается сразу при сохранении. Подходит для большинства компаний.

Рецензия бухгалтером — счёт сохраняется с внутренним идентификатором формата ВН-YYYY-NNN. Итоговый номер назначает бухгалтер после проверки. Счёт в этом режиме отображается с водяным знаком «ЧЕРНОВИК» — это защита от случайной отправки ненумерованного документа клиенту.

Режим «рецензия бухгалтером» удобен, когда нумерацию ведёт отдельный сотрудник или когда в компании особые требования к последовательности номеров.

Жизненный цикл счёта

Пример сценария: вы выставили счёт на 500 000 ₽ → клиент перевёл 200 000 ₽ → статус автоматически стал «Частично оплачен» → клиент перевёл оставшиеся 300 000 ₽ → статус стал «Оплачен». На каждом этапе платёжный календарь показывает актуальный остаток задолженности.

Создание закрывающего документа из счёта

После оплаты счёта вы можете сразу создать акт или УПД прямо из карточки счёта — позиции перенесутся автоматически. Подробнее: Закрывающие документы.

---

Входящие счета

Входящий счёт — это счёт от вашего поставщика или подрядчика. Регистрируя входящие счета, вы отслеживаете кредиторскую задолженность и контролируете расходы по каждому заказу.

Просмотр

Счета → Входящие в мини-навигации.

Ручное создание

Если у вас нет файла счёта или вы вводите данные самостоятельно:

1. + Новый документ → Входящий счёт
2. Выберите контрагента (поставщика)
3. Укажите номер и дату счёта, срок оплаты
4. Добавьте позиции с ценами и НДС
5. Привяжите позиции к расходам заказов
6. Сохраните

AI-wizard (рекомендуется)

Если у вас есть файл счёта (PDF или фотография), AI-wizard сэкономит время и снизит риск ошибок при вводе данных.

Шаг 1 — Загрузка файла: Перетащите PDF или изображение счёта в область загрузки или нажмите «Выбрать файл». Поддерживаются сканы с низким разрешением — система исправит искажения автоматически.

Шаг 2 — AI-извлечение: Система обращается к DocAI API и автоматически распознаёт:

• реквизиты поставщика (ИНН, название, банковские данные)
• номер и дату счёта, срок оплаты
• позиции с наименованиями, количеством, ценами
• ставки НДС по каждой позиции

Шаг 3 — Проверка данных: Извлечённые данные отображаются в форме для проверки. Если AI ошибся — исправьте вручную. Поля, в которых система не уверена, подсвечиваются.

Шаг 4 — Привязка к заказам: Выберите один или несколько заказов, к расходам которых относится этот счёт. Если AI нашёл совпадение с контрагентом из ваших заказов — система предложит подходящие заказы автоматически.

Шаг 5 — Сопоставление позиций: Позиции счёта сопоставляются с расходными статьями выбранных заказов. Вы подтверждаете или корректируете сопоставление.

Шаг 6 — Сохранение: Счёт создан и привязан к заказам. Кредиторская задолженность обновится автоматически на дашборде финансового директора.

Поддержка нескольких заказов (multi-work)

Один входящий счёт можно привязать к нескольким заказам одновременно. Это актуально для агентств и подрядчиков, когда один поставщик работает сразу по нескольким проектам и выставляет сводный счёт.

---

Справочник товаров и услуг

В разделе Справочники хранится список товаров и услуг, которые вы продаёте или закупаете. При добавлении позиции в счёт или акт вы можете выбрать из справочника — наименование, единица измерения и ставка НДС подставятся автоматически.

Справочник экономит время при работе с типовыми позициями и снижает вероятность опечаток в наименованиях. Добавляйте в него всё, что встречается в ваших документах регулярно.

---

НДС в DocInspect

Справочник ставок

Все ставки НДС хранятся в едином справочнике. При создании позиций выбирайте ставку из выпадающего списка — система рассчитает суммы автоматически.

Важное различие: «Без НДС» против «НДС 0%»

Это разные правовые состояния — не путайте их:

• Без НДС (NO_VAT) означает, что ваша операция освобождена от НДС по ст. 149 НК (например, медицинские услуги или образование). В счёте-фактуре пишется «Без НДС».

• НДС 0% (VAT_0) означает, что НДС начислен по нулевой ставке — так работает экспорт. Организация остаётся плательщиком НДС и обязана выставлять счета-фактуры с подтверждением нулевой ставки.

При создании позиций НДС необходимо выбрать явно — по умолчанию поле пустое, чтобы исключить случайное указание неверной ставки.

Типичные ошибки

• Не выбирать ставку НДС совсем — счёт не пройдёт проверку.
• Использовать «НДС 0%» вместо «Без НДС» для медицинских услуг — это разные строки в налоговой декларации.
• Смешивать в одном документе позиции с разными ставками НДС без намерения — проверяйте итоговую таблицу НДС перед сохранением.

AI-wizard и НДС

При загрузке входящего счёта через AI-wizard система автоматически определяет ставку НДС из документа и сопоставляет её со справочником. Если ставка из документа не совпадает ни с одной записью в справочнике, система попросит выбрать вручную.

---

Оплаты и статусы счётов

Жизненный цикл исходящего счёта

Исходящий счёт проходит через несколько статусов на пути от создания к оплате:

1. Черновик — счёт создан, но не отправлен клиенту. Вы можете редактировать его состав (добавлять/удалять позиции, менять суммы).

2. На согласовании — счёт отправлен бухгалтеру на проверку. На этом этапе состав счёта заблокирован для правок.

3. Выпущен — счёт получил номер и отправлен клиенту. Это юридический документ, который учитывается в налоговой отчётности.

4. Отправлен (опционально) — счёт отправлен контрагенту для оплаты (часто выполняется автоматически при выпуске).

5. Частично оплачен — клиент внёс часть суммы. На карточке счёта видна оставшаяся к оплате сумма.

6. Оплачен — клиент полностью расплатился. Счёт закрывается в статистике дебиторской задолженности.

7. Отменён (в любой момент кроме оплаты) — счёт отменён и исключён из оборотов.

Регистрация платежа

Платёж — это основание для изменения статуса счёта. Единственный способ отметить счёт как оплаченный — зарегистрировать платёж:

1. Откройте карточку счёта → вкладка Платежи
2. Нажмите + Зарегистрировать платёж
3. Укажите сумму, дату и способ оплаты (банковский перевод, наличные, чек и т.д.)
4. Нажмите Сохранить

Система автоматически пересчитает статус счёта:

• Если сумма платежа равна сумме счёта → счёт становится Оплачен
• Если сумма платежа меньше → счёт становится Частично оплачен
• Если все платежи отменены или удалены → счёт возвращается в Выпущен

Ввод платежа без создания счёта

Если вы получили платёж, но ещё не выставляли счёт (например, авансовый платёж), можно зарегистрировать платёж напрямую. Платёж привяжется к счёту автоматически, когда вы выпустите счёт на эту сумму.

История и анализ

На Платёжном календаре (/payment-calendar) вы видите все платежи по периодам:

• Агрегацию по дням и неделям
• Просроченные платежи отдельной секцией
• KPI: план vs факт по выручке

---

Акты сверки с контрагентами

Акт сверки — это документ, подтверждающий согласованность расчётов между двумя сторонами за конкретный период. В нём учитываются все закрывающие документы (отгрузки) и платежи.

Когда создавать акт сверки

• Ежемесячно для крупных контрагентов (стандартная бухгалтерская практика)
• По запросу контрагента (они могут потребовать подтверждение разрывов по расчётам)
• Перед закрытием периода (для контроля дебиторской/кредиторской задолженности)

Структура акта

Акт содержит:

• Дебет (мы отгрузили) — суммы закрывающих документов (УПД, акты отгрузки) по контрагенту за период
• Кредит (контрагент расплатился) — суммы завершённых платежей за период
• Входящее сальдо — баланс на начало периода (из предыдущего акта или задано вручную)
• Исходящее сальдо — рассчитывается как входящее + дебет − кредит

Создание акта сверки

1. В финансовом модуле перейдите Сверки → + Новый документ
2. Выберите контрагента и период (начальная и конечная дата)
3. Укажите входящее сальдо (обычно из предыдущего акта)
4. Нажмите Автозаполнение — система подтянет все закрывающие документы и платежи за период
5. Проверьте данные и пересчитайте при необходимости
6. Сохраните и отправьте контрагенту

Версионирование актов

Если контрагент оспорит данные в акте, вы можете создать уточняющий акт с исправленными данными. Система хранит историю всех актов по контрагенту.

---

Советы и рекомендации

• Создавайте договор до счёта. Привязка к договору обязательна — без неё выбор контрагента недоступен. Договор можно создать прямо в разделе Договоры.

• Используйте AI-wizard для входящих счетов. Ручной ввод данных поставщика занимает 3–5 минут и допускает ошибки. AI-wizard обрабатывает счёт за 10–15 секунд.

• Следите за просроченными счетами. На Платёжном календаре просроченные платежи отображаются отдельной секцией с суммой задолженности.

• Не удаляйте счёт вместо отмены. Отменённый счёт сохраняется в истории и не нарушает последовательность нумерации. Удалённый счёт исчезает безвозвратно.