Заказы
Управление заказами — создание, отслеживание, финансы, маршруты
Что такое заказ
Заказ — это единица работы, которую вы выполняете для клиента. В логистике это конкретная перевозка (груз из точки А в точку Б), в других отраслях — производственное задание, строительный подряд или сервисная задача.
Каждый заказ в DocInspect объединяет в одном месте всё, что с ним связано: маршрут и транспорт, участников сделки, плановые и фактические финансовые показатели, счета и закрывающие документы. Это позволяет видеть рентабельность каждого заказа в режиме реального времени — не в конце месяца, а сразу.
Список заказов
Страница /works — рабочий список без отдельной KPI-панели: общие показатели портфеля (выручка, маржа, рентабельность) смотрите на дашбордах, а здесь — только заказы и инструменты работы с ними.
Заголовок раздела виден только в хлебных крошках навигации — отдельного заголовка на странице нет. Вместо него одна строка тулбара: слева поиск и фильтры, справа тихий счётчик найденных заказов и кнопки Экспорт, Колонки, Группировка и Создать заказ.
Поиск и фильтры. Поле поиска (по номеру, названию, проекту) — клавиша / фокусирует его, если фокус не стоит в другом поле ввода; подсказка / видна прямо в пустом поле и пропадает, как только вы начинаете набирать текст. Кнопка + Фильтр — фильтры равноправны и добавляются по одному: Статус, Проект, Направление, Приоритет, Автор. Каждый выбранный фильтр становится чипом со своим крестиком для снятия; фильтры можно комбинировать между собой, а кнопка Сбросить снимает их разом. Поиск, фильтры и группировка сохраняются в адресной строке — такую выборку можно передать коллеге ссылкой, обновить страницу или вернуться назад/вперёд без потери результата.
Группировка. Переключатель Группировка — Нет / Статус / Проект. При включённой группировке таблица делится на тихие секции с заголовком-счётчиком (например «Активен · 12»); каждую секцию можно свернуть.
Закреплённые заказы. В контекстном меню строки (правый клик) есть пункт Закрепить — заказ поднимается в отдельную секцию «Закреплённые» вверху списка, выше любой группировки. Закрепление хранится в браузере (индивидуально для устройства) и не зависит от текущих фильтров.
Колонки. Кнопка Колонки открывает список видимости. По умолчанию показаны 11: Номер, Название, Заказчик, Плательщик, Маршрут (погрузка → выгрузка), Тип, Статус, Проект, Доход, Рентабельность, Отгрузка. Ещё шесть можно включить по необходимости: Направление, Приоритет, Автор, Бюджет, Сроки, Создан. Настройка видимости сохраняется в браузере. Тип — тип заказа (перевозка, производство, строительство), как на карточке заказа; Направление — международная перевозка или по РФ. Доход и Рентабельность в списке — плановые показатели заказа (не фактическая маржа — она считается на карточке заказа, см. ниже).
Экспорт. Кнопка Экспорт выгружает CSV или XLSX — ровно то, что видно на экране: с учётом применённых фильтров и только по видимым колонкам.
Таблица показывает весь список заказов тенанта целиком (без постраничной подгрузки) — используйте поиск, фильтры и группировку, чтобы сузить обзор на больших объёмах.
Вкладка Заказы внутри карточки проекта показывает тот же список, уже суженный по этому проекту.
Создание заказа
Нажмите Создать заказ в правом верхнем углу списка (или откройте командную палитру Cmd+K / Ctrl+K и выберите «Создать заказ») — заказ создаётся мгновенно как черновик, без промежуточных форм, и сразу открывается его карточка. Кнопка видна только пользователям с правом на создание заказов.
Номер заказа (WORK-YYYYMMDD-NNNN) система присваивает сама.
Дальше всё заполняется прямо на карточке заказа — название, тип (перевозка, производство, строительство), приоритет, менеджер, заказчик и плательщик, маршрут и груз, плановые доходы и расходы: кликните на значение, чтобы изменить его, изменения сохраняются автоматически, отдельной формы «сохранить» нет.
Пока заказ в статусе Черновик, данные можно свободно корректировать. Чтобы взять заказ в работу, переведите его в статус Активен.
Быстрый способ для похожего заказа: в контекстном меню строки (правый клик) выберите Создать на основании — новый черновик унаследует маршрут, участников и плановые позиции исходного заказа.
Плечи перевозки
Если маршрут нельзя выполнить одним видом транспорта, используется мультимодальный режим. Например: сначала фура до порта, потом контейнер морем, потом снова автотранспорт до склада получателя.
Каждое плечо — это отдельный сегмент маршрута с собственным видом транспорта (авто, ж/д, авиа, море), адресами погрузки и выгрузки, стоимостью и данными о грузе.
Плечи добавляются в карточке заказа на вкладке Маршрут и груз. Порядок плеч важен — они нумеруются последовательно и образуют полную цепочку от отправителя до получателя.
Для каждого плеча можно указать валюту — удобно, когда часть маршрута оплачивается в иностранной валюте.
Карточка заказа
Открывается по клику на строку в таблице, клавишей Enter, когда строка в фокусе, или через пункт «Открыть» в контекстном меню строки (правый клик).
В верхней части — виджеты:
- Сводка — план/факт по доходам и расходам, маржа в рублях, рентабельность в процентах
- Участники — заказчик, плательщик, исполнитель
Ниже — вкладки:
Маршрут и груз
Адреса, транспортные средства, плечи перевозки для мультимодальных маршрутов, данные по грузу (наименование, категория, количество мест, масса). Поля редактируются прямо на вкладке — кликните на значение, чтобы изменить его.
Финансы
Ключевая вкладка для контроля прибыльности заказа. Состоит из двух разделов:
Доходы — плановые позиции и связанные исходящие счета. Когда счёт выставлен и оплачен, строка автоматически помечается как «факт». Вы видите, сколько реально поступило денег против плана.
Расходы — плановые позиции и входящие счета от подрядчиков. Загрузить входящий счёт можно через мастер: он умеет читать PDF-счёт с помощью ИИ и заполнять поля автоматически.
Маржа и рентабельность рассчитываются автоматически по формулам:
- Маржа = Факт доходов − Факт расходов
- Рентабельность = Маржа / Факт доходов × 100%
Прямо с вкладки можно выставить счёт клиенту — нужно выбрать доходные позиции и нажать «Создать счёт». Также здесь создаются закрывающие документы (акты, УПД, счета-фактуры).
Документы
Файлы, прикреплённые к заказу: транспортные накладные, CMR, инвойсы, акты осмотра и другие. Файлы можно загружать вручную или они попадают сюда автоматически при создании закрывающих документов.
История
Полный журнал изменений: кто и когда менял статус, поля, суммы. Полезно при разборе спорных ситуаций с клиентом или подрядчиком.
Статусы и жизненный цикл
| Статус | Когда использовать |
|---|---|
| Черновик | Заказ создан, данные уточняются. Финансовый учёт ещё не ведётся |
| Активен | Выполнение началось. Счета, расходы и доходы учитываются в дашборде |
| Приостановлен | Временная пауза — например, груз задержан на таможне |
| Завершён | Все работы выполнены, документы закрыты |
| Отменён | Заказ не состоялся |
Переходы между статусами доступны через контекстное меню строки таблицы (правый клик) или в карточке заказа:
- Черновик → Активен: кнопка Запустить
- Активен → Приостановлен: кнопка Приостановить
- Активен → Завершён: кнопка Завершить (требует подтверждения)
- Любой незавершённый и неотменённый заказ → Отменён: кнопка Отменить (требует подтверждения)
Помечать заказ завершённым стоит только после того, как все закрывающие документы подписаны и все счета оплачены. Это позволяет дашборду финансового директора показывать корректную выручку за период.
Действия с заказом
Правый клик по строке таблицы открывает контекстное меню со всеми действиями:
- Закрепить / Открепить — поднять заказ в секцию «Закреплённые» вверху списка (см. Список заказов)
- Открыть — перейти в карточку заказа; там же редактируются все поля, отдельного диалога редактирования нет
- Создать на основании — скопировать заказ с сохранением маршрута, участников и плановых позиций. Удобно для регулярных перевозок с одним клиентом
- Заблокировать / Разблокировать — запретить изменения без удаления (например, если идёт проверка или спор)
- Отменить — перевести заказ в статус «Отменён» (с подтверждением). Это не то же самое, что удаление: отменённый заказ остаётся в списке и в истории, просто помечается несостоявшимся
- Удалить — мягкое удаление: заказ скрывается из таблицы, но остаётся доступным для восстановления в течение 30 дней
Клавиатурная альтернатива правому клику: клавиша Enter на выделенной строке открывает карточку заказа — там доступны те же переходы статуса и связанные действия.
Связь с другими разделами
Счета. Исходящий счёт создаётся из заказа в один клик: выберите доходные позиции — счёт будет автоматически заполнен с правильными суммами и НДС. Один счёт может объединять строки нескольких заказов одного заказчика — такой счёт отображается на финансовой вкладке каждого из своих заказов.
Закрывающие документы. Акт, УПД или счёт-фактура создаются аналогично: из финансовой вкладки через кнопку «Создать документ». Все типы документов хранятся в разделе «Финансы → Закрывающие».
Проекты. Если заказ входит в проект, его доходы и расходы автоматически попадают в финансовую сводку проекта. Связь с проектом задаётся при создании или редактировании заказа.
Дашборды. Активные заказы с плановыми доходами и расходами сразу появляются в дашборде менеджера и финансовом дашборде — без дополнительных настроек.
Советы
- Заполняйте плановые доходы и расходы до старта заказа — тогда вы сразу видите ожидаемую рентабельность и можете принять решение, брать ли этот заказ.
- Используйте функцию «Создать на основании» для похожих заказов — это экономит время на заполнение реквизитов.
- Для входящих счетов от подрядчиков используйте ИИ-распознавание: загрузите PDF, и система извлечёт позиции, суммы и НДС автоматически.
- Завершайте заказы своевременно — это влияет на точность финансовых отчётов и дашборда руководителя.